¿Cómo Encontrar el Mejor Software de Contabilidad para Iglesias en 2024?

Encontrar el mejor software de contabilidad para iglesias puede ser una misión desafiante. Esto se debe a que, aunque hay algunas opciones disponibles, es difícil encontrar una que se ajuste exactamente a tus necesidades. Hay mucho trabajo de investigación y análisis por hacer, y eso lleva tiempo. Por eso escribimos esta guía: para ayudarte a encontrar la mejor solución de contabilidad para iglesias según tus necesidades, simplificando el proceso y facilitando una toma de decisiones más rápida. Al seguir esta guía, sabrás lo que necesitas, qué soluciones están disponibles y cuáles pueden o no ajustarse a esas necesidades. Luego, puedes probar las opciones que creas que se adaptan mejor a ti y tomar una decisión informada. ¡Vamos allá!

¿Qué es la contabilidad en iglesias y por qué la necesitas?

La contabilidad es el proceso mediante el cual registras y organizas tus transacciones financieras, y forma parte de un concepto más amplio llamado “Contabilidad”. Según Forbes, “La contabilidad es el proceso de registrar, clasificar y resumir transacciones financieras. Proporciona una imagen clara de la salud financiera de tu organización y su desempeño, lo cual puede servir como catalizador para la gestión de recursos y el crecimiento estratégico”.

A veces, la contabilidad se denomina “teneduría de libros”, y muchas personas conocen el proceso con este término. Sin embargo, la “teneduría de libros” se considera menos avanzada que la contabilidad. Esto se debe a que la teneduría de libros generalmente implica solo registrar y organizar tus transacciones financieras, mientras que la contabilidad incluye el proceso de teneduría de libros más tareas como la elaboración de presupuestos, conciliaciones, informes, etc.

La contabilidad en iglesias sigue siendo contabilidad, pero como las iglesias son organizaciones sin fines de lucro, no implica tantos procesos relacionados como la contabilidad regular. En la contabilidad para iglesias, te enfocas más en rendir cuentas sobre cómo se están utilizando los recursos, ya que la mayor parte de los ingresos provienen de tu congregación, de subvenciones o, en general, de personas que desean apoyar tu labor.

Es necesario tener un proceso contable en tu iglesia por el simple hecho de la rendición de cuentas. Pero además de esto, en algunos casos, también podrías necesitar pagar impuestos o informar a las autoridades gubernamentales.

¿Por qué el software de contabilidad para iglesias es imprescindible?

¡Veamos el proceso desde cero! 

Primero, comienzas con el proceso de teneduría de libros, que significa la parte donde registras y organizas tus transacciones financieras, como ingresos y gastos. Puedes llevar tus libros en papel (aunque no lo recomendamos); o usar Excel o cualquier otro software de hojas de cálculo. Esto puede funcionar bien hasta cierto punto. Por ejemplo, cuando necesites realizar tareas más avanzadas, como comparar tus transacciones registradas con los extractos bancarios, notarás que puede volverse extremadamente laborioso. Por eso contamos con software de contabilidad dedicado que automatiza gran parte de este trabajo. Entonces, necesitas un software de contabilidad para iglesias para simplificar tus procesos y dedicar menos tiempo a mantener los libros al día.

Cuando avanzas hacia tareas aún más avanzadas, como la contabilidad por fondos, la elaboración de presupuestos o la generación de informes, ya estamos hablando de “Contabilidad” y necesitas un software que pueda manejar requisitos más profundos de gestión financiera. Para estas funciones más amplias, necesitas una herramienta que pueda acceder y analizar tus transacciones. Los cálculos manuales, por ejemplo, o incluso las buenas tablas dinámicas de Excel, pueden complicar innecesariamente las cosas e incluso causar inexactitudes, lo cual es indeseable considerando que la rendición de cuentas de tu iglesia está en juego. Por eso necesitas una solución que pueda ir más allá de la simple teneduría de libros y realizar contabilidad más avanzada.

3 Pasos para Elegir el Mejor Software de Contabilidad para Iglesias

Esto no es fácil de determinar. Lo que es “mejor” para una iglesia puede no ser lo mismo para otra. Por lo tanto, primero debes decidir cuáles son tus necesidades para tener un punto de partida en tu búsqueda. Hablemos de cómo podrías identificar esas necesidades y qué debería proporcionar la solución de contabilidad para iglesias que elijas para ayudarte a satisfacerlas. Hemos reducido el proceso a tres pasos:

• Evalúa la actividad financiera de tu iglesia: ¿Qué tipo de ingresos recibes – diezmos, donaciones (en persona o en línea), subvenciones, cuotas de eventos, etc.? ¿En qué gastas dinero – servicios, sueldos de servidores, gastos relacionados con eventos, mantenimiento, etc.? Los ingresos y gastos deben registrarse, por lo que el software de contabilidad que elijas para tu iglesia debe ayudarte a hacerlo. Debes tener al menos la opción de agregar transacciones para dinero recibido o gastado. Si deseas registros más detallados, entonces tu software debería permitirte agregar varios flujos de ingresos o gastos y asociar transacciones con fondos, para registrar los recursos disponibles para diferentes aspectos de tu misión.
• Conoce tus requisitos legales: ¿Qué exige tu gobierno a tu iglesia en términos de actividad financiera? ¿Debes pagar impuestos o reportar tus ingresos y gastos? La mayoría de las iglesias son organizaciones sin fines de lucro, por lo que generalmente no pagan impuestos, pero muchos países requieren que las iglesias informen sobre su actividad financiera. Por lo tanto, el software que elijas debe permitirte al menos crear informes a partir de tus transacciones registradas. Los más básicos son el Balance General y el Estado de Resultados. Cuantos más informes estén disponibles, mejor.
• Ten en cuenta las habilidades y necesidades de tus servidores: ¿Tu iglesia tiene un tesorero? Si es así, ¿qué tan capacitada está esa persona? ¿Qué tipo de software le convendría más? Si han llevado los libros de la iglesia en papel o en Excel durante décadas, por ejemplo, pueden ser tenedores de libros muy hábiles, pero no estar familiarizados con las herramientas complejas disponibles hoy en día. Lo mismo aplica para un tenedor de libros principiante, que además de capacitación en software también podría necesitar instrucción en teneduría de libros. En este sentido, el software de contabilidad para iglesias que selecciones debe ser lo suficientemente simple para que cualquiera pueda aprenderlo fácilmente, pero lo suficientemente poderoso para cubrir todos tus requisitos en términos de registro financiero y contabilidad avanzada. Además, a veces tus servidores podrían no necesitar ir a la iglesia o, por esa razón, usar una computadora para llevar los libros, en cuyo caso podrían necesitar acceso móvil.

Si encuentras un software de contabilidad para tu iglesia que pueda manejar tu actividad financiera, cumplir con los requisitos legales y ajustarse a las habilidades y necesidades de tu tenedor de libros, entonces has encontrado tu opción ideal.

¿Qué Soluciones de Contabilidad para Iglesias Están Disponibles?

Nuevamente, dejemos de lado el papel y Excel y centrémonos en las soluciones más nuevas y poderosas que almacenan tus datos en la nube y proporcionan acceso fácil y permanente a tus registros. Veamos algunos de los software de contabilidad para iglesias populares disponibles hoy en día que podrían ajustarse a tu actividad financiera, necesidades legales y habilidades del tesorero.

1- Quickbooks

Quickbooks es el estándar de oro cuando se trata de software de contabilidad. Ofrece una amplia gama de funciones de nivel experto, incluyendo la capacidad de registrar transacciones, realizar importaciones manuales de transacciones, sincronizar con tu banco, crear presupuestos, realizar conciliaciones, generar informes, y mucho más. Sin embargo, no está diseñado específicamente para iglesias y puede ser bastante complejo, lo que requiere una capacitación avanzada para los servidores. Si buscas una alternativa a Quickbooks para la contabilidad de iglesias, te sugerimos que revises las otras opciones que discutiremos a continuación.

2- ChurchTrac

ChurchTrac es un poderoso software de gestión para iglesias que también proporciona funciones de contabilidad. La plataforma te permite registrar transacciones, importar manualmente según reglas o sincronizar con tu banco, crear presupuestos, realizar conciliaciones, imprimir y anular cheques, configurar transacciones recurrentes, buscar transacciones, depositar donaciones, crear presupuestos y generar informes. Estas funciones son accesibles solo a través de la web. ChurchTrac ofrece herramientas para registrar y gestionar tu actividad financiera, ofrece informes, es fácil de aprender y es adecuado para servidores menos familiarizados con la contabilidad o software especializado.

3- PushPay

PushPay es una plataforma que se centra principalmente en la gestión de donaciones, pero que también proporciona algunas funciones de contabilidad para iglesias. Según su sitio web, incluye: importaciones de transacciones, roles administrativos, conciliaciones, depósitos de donaciones e informes. Estas funciones son accesibles solo a través de la web. PushPay ofrece herramientas para registrar y gestionar tu actividad financiera, funciones de informes y tiene una curva de aprendizaje moderada debido a las complejidades de múltiples productos integrados. Esto puede requerir alguien más experimentado tanto en contabilidad como en software especializado.

4- Fellowship One

Fellowship One es una solución integral de gestión para iglesias que ofrece características de contabilidad como el registro e importación de transacciones, sincronización bancaria, seguimiento de ingresos y gastos, nómina, conciliación y presupuestos. Estas funciones son accesibles solo a través de la web. Fellowship One ofrece herramientas para registrar y gestionar tu actividad financiera, proporciona informes y es fácil de aprender, aunque puede requerir un tesorero ligeramente más experimentado.

5- ChMeetings

ChMeetings es una solución integral de gestión para iglesias que incluye un módulo de contabilidad. Esto ofrece el registro de transacciones con flujos de ingresos y gastos, la capacidad de registrar transferencias bancarias, depósitos de donaciones, importaciones manuales de transacciones y sincronización bancaria con reglas, elaboración de presupuestos, conciliaciones, generación de informes y permisos de usuario. Estas funciones son accesibles tanto a través de la web como mediante la aplicación móvil de ChMeetings. ChMeetings proporciona las características necesarias para registrar y gestionar transacciones financieras, ofrece informes y es fácil de aprender. También es adecuado para servidores menos familiarizados con la contabilidad o software especializado.

Integrando la Contabilidad y la Gestión de Iglesias

En este momento, puedes estar buscando el mejor software de contabilidad para iglesias, pero ¿has considerado una plataforma que también te ayude a gestionar tu congregación, recolectar donaciones, organizar eventos y voluntarios, programar citas, publicar contenido y dar acceso a los miembros a las actividades de tu iglesia? Estas características adicionales pueden marcar la diferencia al elegir una solución de contabilidad para iglesias, ya que puede simplificar muchos otros procesos, no solo la contabilidad. Por eso recomendamos que evalúes las herramientas mencionadas desde todos los ángulos y veas cómo cada una podría ayudarte a administrar tu iglesia y realizar tu contabilidad en un solo lugar.

¿Por Qué Elegir ChMeetings?

ChMeetings se enorgullece de proporcionar un alto valor a un precio asequible, posicionándose como uno de los mejores software de contabilidad para iglesias. Permite a las iglesias gestionar diversas operaciones en un solo lugar y desde cualquier lugar. Aunque nuestra plataforma podría carecer de algunas funciones contables que otros desarrolladores ofrecen actualmente, somos un equipo ágil que lanza mejoras cada dos semanas en promedio. Continuamente estamos agregando nuevas funciones e implementando comentarios de nuestra comunidad de más de 6000 iglesias y ministerios en todo el mundo. En términos de contabilidad, ChMeetings no proporciona funciones principales como nómina; por ejemplo, pero es una de las pocas plataformas que restringe el acceso al módulo de contabilidad para garantizar la seguridad de los datos. Además, de las tres otras herramientas contables mencionadas diseñadas para iglesias, ChMeetings es la única que proporciona acceso administrativo mediante una aplicación móvil nativa. Esto facilita a los servidores gestionar la contabilidad en cualquier momento y lugar. Puedes descargar nuestra aplicación en Google Play y en la Apple App Store, registrarte para una cuenta de demostración gratuita por 14 días y verlo por ti mismo.

Si deseas leer comparaciones detalladas entre ChMeetings y otras plataformas, hemos escrito algunas para ti: con Quickbooks y Fellowship One.

Si tienes alguna pregunta sobre cómo podemos ayudarte a gestionar las operaciones de tu iglesia, no dudes en contactarnos.