5 aspectos esenciales de la gestión eclesiástica

En ChMeetings, entendemos lo importante que son la organización y la gestión efectiva para dirigir una iglesia. De hecho, más de 2,000 iglesias y diócesis confían en nuestro software de gestión eclesiástica basado en la nube.

El futuro del software de gestión eclesiástica es prometedor, con un tamaño de mercado que se espera crezca un 5% anual en los próximos años. El mercado actualmente alcanza los $200 millones y probablemente supere los $300 millones para el año 2030.

Hoy analizaremos los 5 elementos esenciales de la gestión eclesiástica y explicaremos cómo nuestro software puede ayudar. Nuestra guía explorará cómo gestionar una iglesia de manera más efectiva mediante tecnología y métodos más tradicionales. ¿Empezamos?

Resumen de una gestión eclesiástica efectiva

Hay muchos pasos que puedes seguir para mejorar la administración de tu iglesia, desde cómo planificas y organizas eventos hasta una gestión más efectiva de las instalaciones.

Áreas clave a priorizar:

• Conectar de manera más efectiva con tu comunidad mediante métodos convencionales y digitales.
• Mejorar cómo presupuestas y planeas para el futuro.
• Crear un ambiente acogedor y atractivo para aumentar la retención de feligreses, empleados y voluntarios.
• Utilizar tecnología para mejorar la gestión eclesiástica.
• Mejorar tus habilidades y capacidad de gestión de instalaciones.
• Operar de una manera más organizada.
• Ser estratégico en la gestión y operación.

Cómo ChMeetings puede ayudarte

Nuestro software cuenta con una gran cantidad de funciones para mejorar la gestión eclesiástica.

Ofrecemos funciones en las siguientes áreas:

• Personas – Crear y rastrear perfiles y gestionar familias.

• Grupos – Asignar empleados o voluntarios a grupos en línea para facilitar el trabajo, la planificación y la comunicación.

• Eventos y Registro – Toda tu gestión de eventos en un solo lugar fácil de usar.

• Donaciones – Permite que los miembros donen en línea y fuera de línea.

• Acceso de Miembros – Permite a los miembros contribuir en línea, actualizar datos relevantes sobre ellos mismos y registrarse en eventos.

 

Las funciones adicionales incluyen la creación y personalización de listas de acción y la capacidad de configurar y compartir formularios.

Regístrate hoy en ChMeetings y comienza a usar nuestro software completamente gratis!

Los cinco elementos esenciales de la gestión eclesiástica

Hay muchas áreas a considerar al gestionar una iglesia. Sin embargo, hemos reducido las cosas a lo que creemos que son los cinco pasos más esenciales. Puedes lograr muchos de estos objetivos utilizando ChMeetings.

1- Presupuesto de gestión eclesiástica

Con recursos limitados, una iglesia necesita estructurar su proceso de presupuesto. Debes considerar todos los gastos necesarios y cómo priorizar tu gasto.

Debes incluir los siguientes enfoques:

• Crear un presupuesto anual al inicio del año fiscal.
• Realizar reuniones de seguimiento con los miembros de la junta al menos cuatro veces al año*

*Estas reuniones de seguimiento pueden ayudarte a evaluar si la iglesia se mantiene dentro de su presupuesto. Si detectas problemas durante una reunión, es la oportunidad perfecta para ajustar tus planes y reasignar fondos según sea necesario.

Un presupuesto eclesiástico puede incluir lo siguiente:

• Servicios públicos
• Mantenimiento
• Pagos al personal
• Materiales para la educación religiosa
• Literatura como la Biblia
• Material de oficina
• Envíos postales
• Fondos para eventos especiales
• Materiales de limpieza

Tu presupuesto también debería incluir un fondo de emergencia. Deberías reservar no menos del 10% de tus ingresos mensuales para casos imprevistos. Después de todo, no sabemos qué puede traer el mañana, y aunque todos esperamos evitar gastos inesperados (por ejemplo, reparaciones por daños causados por inundaciones), siempre es bueno estar preparado.

Está bien reasignar algunos de estos fondos a otros gastos al final del año fiscal. Sin embargo, recomendamos llevar gran parte, si no la mayoría, de tu fondo de emergencia al siguiente año. Esto tiene sentido, ya que un desastre podría ocurrir temprano en el nuevo año fiscal. Quieres asegurarte de que siempre tienes fondos de emergencia, independientemente de si es temprano, tarde o a la mitad de un año financiero. Con el tiempo, puedes encontrar que puedes reasignar más fondos de emergencia (en dólares totales) al final de un año fiscal determinado, dependiendo de cuánto has trasladado de un año a otro.

Para proporcionar un ejemplo, supongamos que ahorras $500 al mes en fondos de emergencia desde enero de 2023 y (asumiendo que no ocurran emergencias) reasignas el 30% de tu fondo de emergencia al final de cada año. Para 2027, habrás ahorrado $16,800. En esta etapa, podrías decidir reasignar el 60% de este fondo, quedándote con $8,400 antes de volver a la reasignación del 30% para los años siguientes. El punto es que debes adoptar un enfoque cauteloso pero flexible al reasignar fondos de emergencia.

2- Gobernanza de la junta y legalidad

Tu iglesia debe cumplir con las leyes pertinentes a nivel local, estatal y federal. También es importante reconocer los riesgos, ya sean legales u otros.

Ejemplos de gestión de riesgos incluyen:

• Filtrar a los voluntarios – Deberías verificar a cada voluntario para asegurarte de que tienen un historial criminal limpio. La razón principal es proteger a los niños, y muchos estados requieren por ley que los voluntarios se sometan a verificaciones de antecedentes si trabajan con niños. También deseas proteger a los miembros adultos de la iglesia y, por último, prevenir que alguien voluntario robe bienes de la iglesia.

• Seguridad en el campus – Es importante evaluar los riesgos de salud y seguridad en general y tomar las medidas apropiadas si aún no están en su lugar. Deberías hacerlo de acuerdo con las leyes y regulaciones de tu área local. Por supuesto, deberías llevar tu evaluación de riesgos más allá si hay preocupaciones adicionales que valga la pena revisar (por ejemplo, verifica si todas las velas de la iglesia están estables o si algunas corren el riesgo de caerse y causar un incendio). Debes observar e identificar peligros que puedan no ser obvios a primera vista.

La gestión de riesgos no solo se trata de responsabilidad; por supuesto, también es una preocupación moral. Para alinearse con la visión de Dios, una iglesia debe garantizar que todos estén a salvo de peligros y personas peligrosas por igual.

Otra cosa sobre mantener seguros a los miembros es saber que solo filtrar a los voluntarios puede no proteger a los niños. Esto se debe en parte a que, según el Departamento de Justicia de EE. UU., Oficina de Justicia, el 23% de los delincuentes sexuales tenían menos de 18 años cuando cometieron un delito.

Realizar una verificación de antecedentes a menores es más complejo que filtrar a un adulto. Sin embargo, generalmente está permitido cuando se toman ciertos pasos (por ejemplo, si los padres lo aprueban). Si tienes dudas, verifica las leyes locales de tu estado. 

Si no realizas o no puedes realizar verificaciones de antecedentes a menores de 18 años, entonces la capacitación y la supervisión serán clave para proteger a los niños. De hecho, estas medidas pueden ayudar a mantener a todos seguros, incluso si cada voluntario ha sido filtrado. Después de todo, una persona no necesita tener antecedentes criminales para ser una amenaza.

También deberías tener en cuenta las siguientes preocupaciones políticas y culturales:

• ¿Se responsabiliza a las personas en tu iglesia? O, si nunca han surgido problemas, ¿consideras probable que se responsabilicen? Nos referimos a infracciones que no son criminales (es decir, violar una regla de la iglesia o mentir). Por supuesto, si sospechas que alguien ha cometido un delito, debes contactar a la policía.
• ¿Hay un plan en marcha para abordar adecuadamente y con seriedad las acusaciones si surgen? Una vez más, debes tomar las medidas apropiadas involucrando a las autoridades si hay preocupaciones de criminalidad.
• ¿Existe un plan para notificar a las autoridades pertinentes sobre una preocupación o acusación criminal si es necesario?

Afortunadamente, la gestión eclesiástica en esta área está mejorando. En 2016, las disputas de propiedad reemplazaron la mala conducta sexual como la principal razón por la que las iglesias van a los tribunales. Esto es, probablemente, el resultado de una disminución en la mala conducta sexual debido a mejores políticas, supervisión, capacitación y filtrado.

Por supuesto, es importante recordar que los adultos, así como los niños, podrían ser víctimas de comportamiento inapropiado, acoso o intimidación. Por lo tanto, también debes tomar medidas para proteger a los miembros adultos y a todos los asistentes a la iglesia por igual.

Otro tema relacionado con la ley y la gestión de riesgos es la gobernanza de la junta. Si eres una organización 501c3, debes seguir los requisitos para tales organizaciones establecidos por el IRS. Por ejemplo, tu iglesia debe tener gobernanza de la junta si eres una organización 501c3.

La gobernanza de la junta incluye:

• Supervisar el presupuesto ministerial, el cumplimiento legal, la gestión de riesgos y los gastos de capital.
• Garantizar la gestión adecuada de los recursos de la iglesia.

Idealmente, la junta debería contar con miembros con experiencia en muchas áreas, como negocios y derecho.

3- Utilización de la tecnología en general

Hay muchas maneras de usar la tecnología para mejorar la gestión eclesiástica, llegar a los feligreses de manera más efectiva y recaudar fondos para la iglesia o causas especiales.

Aquí hay algunas maneras de usar la tecnología para mejorar las operaciones de la iglesia:

• Actualización de tu sitio web – Es importante mantener el contenido web actualizado, o los usuarios web probablemente no regresarán. Si no hay nada nuevo en tu sitio web después de un mes, la mayoría asumirá que está inactivo. Idealmente, deberías programar actualizaciones del sitio web una vez a la semana, cada dos semanas o, al menos, mensualmente. 

• Gestión de redes sociales – Deberías publicar varias veces por semana, si no más. Lo bueno de las plataformas de redes sociales es que muchas permiten programar publicaciones con anticipación. Esto podría ahorrar tiempo y facilitar la planificación de la semana. Algunos contenidos que podrías incluir son texto e imágenes relacionadas con servicios recientes, pasajes bíblicos y noticias de eventos próximos de la iglesia.

• Boletines en línea – También podrías considerar producir un boletín semanal o mensual que los feligreses puedan recibir por correo electrónico. Dado que la probabilidad de asistencia a la iglesia aumenta con la edad, también deberías proporcionar un boletín físico para entregar en persona después de un servicio o enviar por correo a tus congregantes tradicionales. De hecho, podrías encontrar bastantes personas menores de 65 años que prefieren esta opción también. Sin embargo, no olvides tener en cuenta los gastos de envío.

• Pagos por correo electrónico – Una excelente manera de aumentar las donaciones en línea es agregar un botón de donación a los correos electrónicos. Esto podría incluirlo en tus boletines u otros correos electrónicos masivos (por ejemplo, un anuncio importante).

Recaudaciones de fondos en línea – Puedes usar ChMeetings para permitir que los usuarios web contribuyan a tu iglesia a través de un enlace de donación personalizado, PayPal o Stripe. Nuestro software te permite agregar y rastrear contribuciones, así como exportar estos datos y enviar o imprimir declaraciones. Todo esto se realiza fácilmente configurando declaraciones y listas de correo a través de nuestro portal en línea fácil de usar.

Hoy en día, muchas soluciones para iglesias se logran a través de la tecnología moderna, permitiendo a los cristianos de todo el mundo usar lo nuevo para preservar lo antiguo. Para obtener más información sobre lo que ofrecemos, consulta nuestra página de características completas.

¿Mencionamos también que podemos ayudarte a crear tu propia aplicación personalizada? Así es, podemos acercar tu iglesia a los congregantes con una aplicación móvil específica para tu iglesia. Esta es una excelente manera de mantenerse conectado y garantizar que tus congregantes siempre estén al día.

4- Gestión de metas y estrategia de la iglesia

Una forma efectiva de gestionar metas en cualquier organización implica dividirlas en listas diarias, semanales y mensuales. En lugar de simplemente seguir la corriente y abordar eventos y operaciones a medida que surgen, detallar las metas puede facilitar la gestión de la iglesia y reducir el riesgo de que las cosas salgan mal.

Dividir los proyectos en tareas más pequeñas puede simplificar la vida de los administradores de la iglesia. Para lograr esto, el administrador debe observar todos los proyectos y metas y determinar cuáles serían sus componentes. Luego, podrían crear una línea de tiempo diaria, semanal y mensual para abordar dichas tareas.

Por supuesto, una lista de tareas diarias incluiría tareas individuales más detalladas que una lista de tareas semanales o mensuales. Estas últimas se centrarían más en metas y objetivos generales para el período de tiempo mencionado.

Mantener informados a los feligreses sobre los planes futuros también es una buena idea. Esto puede reducir el riesgo de que los feligreses se molesten por cambios repentinos en la forma en que opera la iglesia.

Aquí hay formas de comunicar eficazmente los planes futuros a los feligreses:

• Sé transparente sobre lo que tienes planeado para el futuro de la iglesia
• Permite que los feligreses presenten tanto quejas como ideas constructivas
• Asegúrate de que los congregantes conozcan los cambios con suficiente antelación
• Pide apoyo y oraciones a medida que la iglesia avanza
• Organiza eventos sociales para los feligreses

La estrategia también es clave para garantizar el crecimiento futuro. Probablemente ya tengas una visión y misión a largo plazo establecidas en esta etapa. Si no es así, podemos ayudarte. Un plan estratégico puede permitirte implementar tu visión y misión de manera efectiva. Una misión en este contexto significa tus metas y ambiciones a largo plazo como iglesia, no misiones físicas para difundir el cristianismo.

Ejemplos de gestión efectiva de la estrategia de la iglesia:

• Ayudar a las personas sin hogar – Si una de tus metas es apoyar a las personas sin hogar en tu área, vale la pena crear un plan y estructurar cómo abordarás esto de año en año. Así como debes presupuestar para el año que viene, debes estructurar planes para alcanzar metas que actualmente puedan ser demasiado amplias o abstractas. Obviamente, debes dejar algo de espacio para la espontaneidad, como si tu iglesia entra en contacto con una familia sin hogar a la que te gustaría ayudar rápidamente. Este es un ejemplo de dónde un fondo para emergencias podría ayudar.

• Dar la bienvenida a más feligreses – Internet es una manera fantástica de atraer a cristianos en tu área que no conocen tu iglesia (quizás porque se acaban de mudar) o que aún no se sienten inspirados a asistir. Considera qué pasos y tareas deberías emprender para lograr este objetivo (por ejemplo, podrías anunciar cuándo y dónde se llevará a cabo un próximo servicio en las redes sociales).

Como se mencionó, la estrategia de tu iglesia está relacionada con tu misión general. Podrías resumir tu misión y estrategia con una sola declaración de misión.

Aquí hay algunas declaraciones de misión hipotéticas:

• Acercarte a Dios a través del liderazgo mientras construyes esperanza para el futuro
• Ayudar a los cristianos a redescubrir su conexión con Dios
• Permitir que desarrolles una relación más cercana con Dios mientras estableces un mayor sentido de comunidad y pertenencia en la Tierra
• Mostrándote el camino de Jesucristo a través de la autenticidad y la comunicación empática
• Llevando la luz de Jesús a los corazones y mentes de los cristianos

Probablemente ya tengas una declaración de misión existente. Sin embargo, si no es así, te recomendamos que tu declaración de misión resuma tu visión y metas en una o dos oraciones.

Para propósitos de lluvia de ideas, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Qué estás tratando de ofrecer a los feligreses en relación con Dios? (es decir, ¿mejorar su relación con Dios es tu máxima prioridad? ¿O quizás es difundir la palabra y el amor de Dios de manera más efectiva?).
• ¿Quieres que tu declaración de misión sea únicamente sobre lo espiritual y celestial, o también te gustaría abordar tu visión sobre asuntos terrenales, como ayudar a la comunidad local?
• ¿Cómo puedes comunicar tu visión y metas de manera más efectiva? Vale la pena redactar y volver a redactar tu declaración de misión hasta que sea lo más concisa posible y que también tenga una buena redacción.

5- Gestión de instalaciones

La consideración más importante aquí es el mantenimiento. Esto, por supuesto, se relaciona con la salud y la seguridad. Es importante reparar o reemplazar objetos y accesorios cuando sea necesario.

Además, asegúrate de que tu iglesia se mantenga limpia. Idealmente, deberías contratar a un conserje para realizar este trabajo. Además, a menos que estés satisfecho con la apariencia actual de tu iglesia, considera cómo podría redecorarse para convertirse en un espacio más atractivo visualmente.

Recomendamos usar un plan de mantenimiento programado. Anota qué mantenimiento se necesita cuando surja un problema y contrata a un proveedor para abordar el problema lo antes posible. Algunos proveedores también ofrecen un servicio de emergencia.

Ejemplos de mantenimiento de emergencia incluyen:

• Inundaciones significativas*
• Fugas de gas*
• Falta de calefacción disponible

*En estos casos, si no puedes contactar a un contratista en su número de emergencia, podrías comunicarte con los servicios de emergencia, ya que estos problemas representan un riesgo inmediato para la salud y la seguridad. En caso de inundaciones graves, siempre debes llamar al 911 una vez que estés a salvo.

Si tu iglesia sufre de fugas de gas, debes cerrar el suministro de gas, apagar llamas abiertas y salir de la propiedad. Solo realiza una llamada telefónica cuando estés afuera, ya que incluso hacer una llamada en interiores podría encender el gas que se escapa. Además, NO enciendas ni apagues ningún interruptor eléctrico antes de salir de las instalaciones. Por supuesto, todos deben evacuar si se sospecha una fuga de gas.

También puede ser necesaria una evacuación inmediata en caso de inundaciones. Por supuesto, dependerá de la magnitud de la inundación, pero en caso de duda, no tomes riesgos y asegúrate de que todos salgan. También deberías moverte a un terreno más alto si enfrentas inundaciones graves. Solo cuando estés a salvo debes marcar al 911. Sin embargo, si no hay peligro, podrías contactar a la autoridad local de respuesta a inundaciones.

Consideraciones adicionales:

Aquí hay algunas áreas adicionales que no debes pasar por alto:

• Apoyar a tus empleados y voluntarios (por ejemplo, reservar tiempo para reconocer su trabajo y asegurarte de que cuentan con los recursos necesarios para cumplir con sus objetivos).
• Asegúrate de ofrecer un entorno acogedor para todos.
• Gestiona mejor cómo tú, tus empleados y voluntarios realizan el trabajo. Reflexionando y discutiendo el asunto en reuniones, podrías descubrir enfoques más eficientes en cuanto al tiempo para las tareas diarias.
• Haz planes adecuados para el futuro, especialmente a la luz de la disminución en la membresía de iglesias.
• Planifica eventos y considera qué eventos se adaptarían mejor a tu congregación. Algunas ideas incluyen una carrera de 5 km, una gala de la iglesia y una subasta silenciosa.
• También puedes utilizar ChMeetings para gestionar eficazmente a tu equipo de empleados o voluntarios. Esto es posible con nuestras funciones de creación de grupos.
• Las revisiones de la iglesia pueden ayudar a mantener a la iglesia en el camino correcto con sus metas y objetivos. Las reuniones trimestrales deberían ser suficientes. Estas reuniones son una oportunidad para determinar dónde la iglesia está superando las expectativas y en qué áreas está quedando rezagada y por qué.

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Hoy hemos analizado los cinco elementos esenciales de la administración de la iglesia y hemos tocado algunas consideraciones adicionales. 

ChMeetings puede ayudarte con todos los aspectos esenciales y más. Somos uno de los sistemas de iglesia más respetados y galardonados que existen. Nuestro software de gestión eclesiástica basado en la nube ha recibido numerosos premios, como los premios al mejor valor y mejor facilidad de uso de Capterra en 2021. Software Advice también clasificó a ChMeetings como su software más recomendado ese mismo año.

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Buena suerte y que Dios te bendiga.