Wie findet man die beste Buchhaltungssoftware für Kirchen im Jahr 2024?

Das beste Buchhaltungsprogramm für Kirchen zu finden, kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Das liegt daran, dass es zwar einige Optionen gibt, aber es schwer ist, diejenige zu finden, die genau Ihren Bedürfnissen entspricht. Es erfordert viel Recherche und Analyse, was zeitaufwändig sein kann. Deshalb haben wir diesen Leitfaden erstellt – um Ihnen zu helfen, die beste Buchhaltungslösung für Ihre Kirche zu finden, indem wir den Prozess vereinfachen und schnellere Entscheidungen ermöglichen. Nachdem Sie diesen Leitfaden gelesen haben, wissen Sie, was Sie brauchen, welche Lösungen verfügbar sind und welche für Ihre Anforderungen geeignet sein könnten oder nicht. Dann können Sie die passenden Programme ausprobieren und eine informierte Entscheidung treffen. Los geht’s!

Was ist Kirchenbuchhaltung und warum ist sie wichtig?

Buchhaltung ist der Prozess, bei dem Sie Ihre finanziellen Transaktionen aufzeichnen und organisieren. Sie ist Teil eines größeren Konzepts, das „Rechnungswesen“ genannt wird. Laut Forbes ist „Rechnungswesen der Prozess der Aufzeichnung, Klassifizierung und Zusammenfassung finanzieller Transaktionen. Es bietet ein klares Bild der finanziellen Gesundheit Ihrer Organisation und ihrer Leistung, was als Katalysator für Ressourcenmanagement und strategisches Wachstum dienen kann.“

Rechnungswesen wird manchmal auch als „Buchhaltung“ bezeichnet, und viele Menschen kennen den Prozess unter diesem Begriff. „Buchhaltung“ wird jedoch als weniger fortgeschritten angesehen als Rechnungswesen, da Buchhaltung normalerweise nur die Aufzeichnung und Organisation finanzieller Transaktionen bedeutet; während Rechnungswesen den Buchhaltungsprozess plus Dinge wie Budgetierung, Abstimmungen, Berichterstellung usw. umfasst. 

Kirchenbuchhaltung ist immer noch Rechnungswesen, aber da Kirchen gemeinnützig sind, umfasst sie nicht so viele der damit verbundenen Prozesse wie das reguläre Rechnungswesen. In der Kirchenbuchhaltung liegt der Fokus mehr darauf, Rechenschaft über die Verwendung der Ressourcen abzulegen, da die meisten Einnahmen von Ihrer Gemeinde, aus Zuschüssen oder allgemein von Menschen stammen, die Ihre Arbeit unterstützen möchten. 

Sie müssen einen Buchhaltungsprozess für Ihre Kirche einrichten, schon allein wegen der Rechenschaftspflicht. Darüber hinaus kann es in einigen Fällen erforderlich sein, Steuern zu zahlen oder gegenüber Regierungsbehörden Bericht zu erstatten.

Warum ist Buchhaltungssoftware für Kirchen ein Muss?

Betrachten wir den Prozess von Grund auf! 

Zunächst beginnen Sie mit dem Buchhaltungsprozess – also dem Teil, in dem Sie Ihre finanziellen Transaktionen wie Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen und organisieren. Sie können Ihre Bücher auf Papier führen (obwohl wir das nicht empfehlen); oder Excel oder eine andere Tabellenkalkulationssoftware verwenden. Das kann bis zu einem gewissen Punkt gut funktionieren. Wenn Sie jedoch fortgeschrittenere Aufgaben wie den Vergleich Ihrer aufgezeichneten Transaktionen mit Ihren Kontoauszügen durchführen müssen, werden Sie feststellen, dass dies äußerst zeitaufwändig sein kann. Deshalb gibt es spezielle Buchhaltungssoftware, die einen Großteil dieser Arbeit automatisiert. Sie benötigen also eine Buchhaltungssoftware für Kirchen, um Ihre Prozesse zu vereinfachen und weniger Zeit mit der Buchführung zu verbringen.

Wenn es um noch anspruchsvollere Aufgaben wie Fondsbuchhaltung, Budgetierung oder Berichterstellung geht, sprechen wir bereits von „Rechnungswesen“, und Sie benötigen Software, die detailliertere Anforderungen im Finanzmanagement erfüllen kann. In diesen Bereichen benötigen Sie ein Tool, das Ihre Transaktionen analysieren und auswerten kann. Manuelle Berechnungen oder sogar eine gute alte Pivot-Tabelle können die Dinge unnötig verkomplizieren und möglicherweise zu Ungenauigkeiten führen; was angesichts der Rechenschaftspflicht Ihrer Kirche unerwünscht ist. Deshalb benötigen Sie eine Lösung, die über die einfache Buchführung hinausgeht und anspruchsvollere Buchhaltungsaufgaben übernimmt.

3 Schritte zur Auswahl der besten Buchhaltungssoftware für Kirchen

Das ist nicht leicht zu bestimmen. Was für die eine Kirche „das Beste“ ist, muss nicht unbedingt für eine andere gelten. Sie müssen also zunächst festlegen, welche Anforderungen Sie haben, um einen Ausgangspunkt für Ihre Suche zu haben. Schauen wir uns an, wie Sie diese Bedürfnisse ermitteln und was Ihre gewählte Buchhaltungslösung für Kirchen bieten sollte, um diese Bedürfnisse zu erfüllen. Wir haben den Prozess auf drei Schritte reduziert:

• Bewerten Sie die finanzielle Aktivität Ihrer Kirche: Welche Art von Finanzierung erhalten Sie – Zehnten, Spenden (persönlich oder online), Zuschüsse, Veranstaltungsgebühren usw.? Wofür geben Sie Geld aus – Betriebskosten, Gehälter für Mitarbeiter, veranstaltungsbezogene Ausgaben, Instandhaltung usw.? Einnahmen und Ausgaben müssen aufgezeichnet werden, sodass die Buchhaltungssoftware, die Sie für Ihre Kirche wählen, Ihnen dabei helfen sollte. Sie sollten zumindest die Möglichkeit haben, Transaktionen für erhaltenes oder ausgegebenes Geld hinzuzufügen. Wenn Sie detailliertere Aufzeichnungen wünschen, sollte Ihre Software Ihnen die Möglichkeit bieten, mehrere Einnahmen- oder Ausgabenströme hinzuzufügen und Transaktionen mit Fonds zu verknüpfen, um die verfügbaren Ressourcen für verschiedene Aspekte Ihrer Mission aufzuzeichnen. 
• Kennen Sie Ihre gesetzlichen Anforderungen: Was verlangt Ihre Regierung von Ihnen als Kirche in Bezug auf finanzielle Aktivitäten? Müssen Sie Steuern zahlen oder Ihre Einnahmen und Ausgaben melden? Die meisten Kirchen sind gemeinnützig und zahlen daher normalerweise keine Steuern, aber viele Länder verlangen von Kirchen, ihre finanziellen Aktivitäten zu melden. Die von Ihnen gewählte Software sollte es Ihnen daher zumindest ermöglichen, Berichte aus Ihren aufgezeichneten Transaktionen zu erstellen. Die grundlegendsten sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Je mehr Berichte verfügbar sind, desto besser.
• Berücksichtigen Sie die Fähigkeiten und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter: Hat Ihre Kirche einen Schatzmeister? Wenn ja, wie qualifiziert ist diese Person? Welche Art von Software würde ihnen am besten passen? Wenn sie Ihre Kirchenbücher beispielsweise seit Jahrzehnten auf Papier oder in Excel führen, könnten sie sehr erfahrene Buchhalter sein, aber möglicherweise nicht mit den heute verfügbaren komplexen Tools vertraut. Dasselbe gilt für einen Anfänger in der Buchhaltung, der neben einer Software-Schulung möglicherweise auch eine Einführung in die Buchhaltung benötigt. In diesem Sinne muss die von Ihnen ausgewählte Buchhaltungssoftware für Kirchen einfach genug sein, damit jeder sie leicht erlernen kann, aber leistungsstark genug, um alle Ihre Anforderungen an die Finanzbuchhaltung und die fortgeschrittenere Buchhaltung zu erfüllen. Außerdem müssen Ihre Mitarbeiter manchmal möglicherweise nicht zur Kirche kommen oder einen Computer verwenden, um Ihre Bücher zu führen. In diesem Fall benötigen sie möglicherweise mobilen Zugriff.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware für Ihre Kirche finden, die Ihre finanziellen Aktivitäten verwalten, gesetzliche Anforderungen erfüllen und die Fähigkeiten und Bedürfnisse Ihres Buchhalters berücksichtigen kann, dann haben Sie Ihre ideale Lösung gefunden.

Welche Buchhaltungslösungen für Kirchen gibt es?

Lassen Sie uns Papier und Excel beiseite legen und uns auf die neueren und leistungsstärkeren Lösungen konzentrieren, die Ihre Daten in der Cloud speichern und einfachen, dauerhaften Zugriff auf Ihre Aufzeichnungen bieten. Schauen wir uns einige der heute verfügbaren beliebten Buchhaltungsprogramme für Kirchen an, die möglicherweise zu Ihrer finanziellen Aktivität, Ihren gesetzlichen Anforderungen und den Fähigkeiten Ihres Schatzmeisters passen.

1- QuickBooks

Quickbooks ist der Goldstandard, wenn es um Buchhaltungssoftware geht. Es bietet eine breite Palette an professionellen Funktionen, darunter die Möglichkeit, Transaktionen aufzuzeichnen, manuelle Transaktionsimporte durchzuführen, mit Ihrer Bank zu synchronisieren, Budgets zu erstellen, Abstimmungen durchzuführen, Berichte zu erstellen und vieles mehr. Allerdings ist es nicht speziell für Kirchen entwickelt und kann ziemlich komplex sein, was eine fortgeschrittene Schulung der Mitarbeitenden erfordert. Wenn Sie nach einer Quickbooks-Alternative für die Kirchenbuchhaltung suchen, empfehlen wir Ihnen, die unten besprochenen anderen Optionen zu prüfen. 

2- ChurchTrac

ChurchTrac ist eine leistungsstarke Kirchenverwaltungssoftware, die auch Buchhaltungsfunktionen bietet. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Transaktionen aufzuzeichnen, manuell basierend auf Regeln zu importieren oder mit Ihrer Bank zu synchronisieren, Budgets zu erstellen, Abstimmungen durchzuführen, Schecks zu drucken und zu stornieren, wiederkehrende Transaktionen zu konfigurieren, Transaktionen zu durchsuchen, Spenden einzuzahlen, Budgets zu erstellen und Berichte zu erstellen. Diese Funktionen sind nur im Web verfügbar. ChurchTrac bietet Werkzeuge zur Aufzeichnung und Verwaltung Ihrer finanziellen Aktivitäten, bietet Berichterstattungsfunktionen, ist leicht zu erlernen und eignet sich für Mitarbeitende, die mit Buchhaltung oder spezialisierter Software weniger vertraut sind.

3- PushPay

PushPay ist eine Plattform, die sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Spenden konzentriert, aber auch einige Funktionen zur Kirchenverwaltung und Buchhaltung bietet. Zu diesen gehören laut Website: Transaktionsimporte, Administratorrollen, Abstimmungen, Spendenbuchungen und Berichterstattung. Diese Funktionen sind nur im Web verfügbar. PushPay bietet Werkzeuge zur Aufzeichnung und Verwaltung Ihrer finanziellen Aktivitäten, Berichterstattungsfunktionen und hat eine moderate Lernkurve aufgrund der Komplexität der integrierten Produkte. Diese erfordern möglicherweise jemanden mit mehr Erfahrung in Buchhaltung und spezialisierter Software.

4- Fellowship One

Fellowship One ist eine umfassende Lösung zur Kirchenverwaltung, die Buchhaltungsfunktionen wie Transaktionsaufzeichnung und -importe, Banksynchronisierung, Einkommens- und Ausgabenverfolgung, Gehaltsabrechnung, Abstimmung und Budgets bietet. Diese Funktionen sind nur im Web verfügbar. Fellowship One bietet Werkzeuge zur Aufzeichnung und Verwaltung Ihrer finanziellen Aktivitäten, Berichterstattungsfunktionen und ist leicht zu erlernen, erfordert jedoch möglicherweise einen etwas erfahreneren Schatzmeister. 

5- ChMeetings

ChMeetings ist eine All-in-One-Lösung für die Kirchenverwaltung, die ein Buchhaltungsmodul umfasst. Dieses bietet Funktionen wie die Aufzeichnung von Transaktionen mit Einnahmen- und Ausgabenströmen, die Möglichkeit, Banküberweisungen, Spendenbuchungen, manuelle Transaktionsimporte und Banksynchronisierung mit Regeln aufzuzeichnen, Budgetierung, Abstimmungen, Berichterstellung und Benutzerberechtigungen. Diese Funktionen sind sowohl im Web als auch in der mobilen App von ChMeetings verfügbar. ChMeetings bietet die benötigten Funktionen, um finanzielle Transaktionen aufzuzeichnen und zu verwalten, Berichterstattung anzubieten und ist leicht zu erlernen. Es eignet sich auch für Mitarbeitende, die weniger vertraut mit Buchhaltung oder spezialisierter Software sind.

Integration von Kirchenbuchhaltung und Kirchenverwaltung

Vielleicht suchen Sie gerade nach der besten Buchhaltungssoftware für Kirchen, aber haben Sie schon über eine Plattform nachgedacht, die Ihnen auch hilft, Ihre Gemeinde zu verwalten, Spenden zu sammeln, Veranstaltungen und Freiwillige zu organisieren, Termine zu buchen, Inhalte zu veröffentlichen und Mitgliedern Zugang zu den Aktivitäten Ihrer Kirche zu gewähren? Diese zusätzlichen Funktionen können bei der Auswahl einer Buchhaltungslösung für Kirchen den Unterschied machen, da sie viele andere Prozesse, nicht nur die Buchhaltung, vereinfachen können. Deshalb empfehlen wir Ihnen, die oben genannten Tools aus allen Blickwinkeln zu bewerten und zu sehen, wie jedes einzelne Ihnen helfen könnte, Ihre Kirche reibungslos zu führen und Ihre Buchhaltung an einem Ort zu erledigen. 

Warum ChMeetings wählen?

ChMeetings legt Wert auf ein hohes Preis-Leistungs-Verhältnis und positioniert sich als eine der besten Buchhaltungssoftwares für Kirchen. Es ermöglicht Kirchen, verschiedene Operationen an einem Ort und von überall aus zu verwalten. Während unserer Plattform möglicherweise einige Buchhaltungsfunktionen fehlen, die andere Entwickler derzeit bieten, sind wir ein schnell agierendes Team, das durchschnittlich alle zwei Wochen Verbesserungen veröffentlicht. Wir fügen kontinuierlich neue Funktionen hinzu und setzen das Feedback unserer Community aus über 6000 Kirchen und Diensten weltweit um. Im Bereich Buchhaltung bietet ChMeetings beispielsweise keine wesentlichen Funktionen wie Gehaltsabrechnungen; es gehört jedoch zu den wenigen Plattformen, die den Zugang zum Buchhaltungsmodul einschränken, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus ist ChMeetings von den drei anderen speziell auf Kirchen ausgerichteten Buchhaltungstools, die wir oben erwähnt haben, die einzige Plattform, die administrative Zugriffe über eine native mobile App bietet. Dies erleichtert es den Mitarbeitenden, die Buchhaltung jederzeit und überall zu verwalten. Sie können unsere App auf Google Play und im Apple App Store herunterladen, ein Demo-Konto erstellen, das 14 Tage kostenlos verfügbar ist, und sich selbst davon überzeugen. 

Wenn Sie detaillierte Vergleiche zwischen ChMeetings und anderen Plattformen lesen möchten, haben wir einige für Sie verfasst: mit Quickbooks und Fellowship One.

Wenn Sie Fragen dazu haben, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Kirchenoperationen zu verwalten, können Sie sich gerne an uns wenden.